Как распечатать документ с электронной подписью (эцп)

Что придает документу в интернете юридическую силу

Электронный документооборот (ЭДО) набирает обороты, но сейчас далеко не все готовы полностью перейти на такой формат. Несмотря на постепенное внедрение ЭДО, бумажные варианты часто требуют и в государственных структурах, и в частных компаниях. Для организаций, ведущих делопроизводство в специальных информационных системах, документ с электронной подписью считается оригиналом, но он действителен и в виде заверенной копии на бумаге.

Необходимость заверять цифровой экземпляр при помощи ЭП устанавливает Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011. К традиционному акту на бумаге с «живым» автографом руководителя приравнивается только текст, подписанный квалифицированной ЭП. Такой акт используется в любых правоотношениях, за исключением некоторых случаев, где по закону требуется только бумажный вариант (п. 1 ст. 6 вышеназванного ФЗ).

Если договор заверен простой ЭП, то он действителен в том случае, когда есть соглашение между участниками ЭДО (п. 2 ст. 6). Цифровые тексты, для которых необходима печать, заверяют только усиленной ЭП (п. 3 ст. 6).

Чтобы цифровой файл обладал юридической силой документов, подписанных электронной подписью, в нем следует указать обязательные реквизиты:

  • наименование;
  • номер, дату оформления;
  • личные данные подписавшего текст;
  • наименование организации, имя должностного лица, наделенного возможностью заверять договоры;
  • подпись.

В цифровые экземпляры договоров есть возможность вмешательства третьих лиц. В этом случае законную силу и юридическую значимость электронной подписи в документе подтверждает только сертифицированный ключ. Это набор зашифрованных символов, с помощью которых легко доказать, что автограф относится к конкретному человеку. Сведения о нем вносят в специальную информационную систему, и ключ становится доступен только его владельцу.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как получить простую электронную подпись. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получить доступ к материалам КонсультантПлюс на 2 дня

Штамп цифрового автографа обязательно включает следующие сведения:

  • фразу о том, что акт заверен ЭП;
  • номер сертификата ключа;
  • фамилию, имя и отчество владельца ЭП;
  • срок начала и окончания действия сертификата.
Видео

Видео

Копирование средствами windows

Если для работы используется дискета или flash-накопитель, скопировать контейнер с сертификатом можно средствами Windows (этот способ подходит для версий КриптоПро CSP не ниже 3.0). Папку с закрытым ключом (и, если есть, файл сертификата — открытый ключ) поместите в корень дискеты / flash-накопителя (если поместить не в корень, то работа с сертификатом будет невозможна). Название папки при копировании рекомендуется не изменять.

В папке с закрытым ключом должно быть 6 файлов с расширением.key. Как правило, в закрытом ключе присутствует открытый ключ (файл header.key в этом случае будет весить больше 1 Кб). В этом случае копировать открытый ключ необязательно. Пример закрытого ключа — папки с шестью файлами и открытого ключа — файла с расширением.cer.

Закрытый ключ                                                       Открытый ключ

Получение сертификата

а) после выпуска сертификата на адрес электронной почты, указанный в Заявлении на получение сертификата, Вам придет  уведомление о готовности . Получить сертификат Вы можете на следующий день после получения уведомления.  Для получения сертификата Владелец  должен иметь при себе:  -документ, удостоверяющий личность; -съемный носитель информации для записи сертификата (usb-flash); б) в случае возникновения причин, по которым сертификат не может быть изготовлен, на указанный адрес электронной почты автоматически отправляется  уведомление об отказе . В данном случае Вам необходимо обратиться в РЦР, ознакомиться с уведомлением об отказе и после устранения причины отказа вновь предоставить в комплект документов для изготовления сертификата.

Обязательно или нет соблюдение ГОСТа

Существует ГОСТ для электронной подписи. В едином реестре он числится под номером 7.0.97-2016. Стандарт содержит правила формирования документов как в бумажном, так и в электронном виде, и рассматривает такие вопросы, как:

  • расположение на носителе необходимых реквизитов;
  • требования к созданию и оформлению ЭД, включая использование ИТ.

Правила ГОСТа регулируются статьей 26 ФЗ 162 от 29.06.2015 г. В статье 6 ФЗ 162 предусмотрена обязательность применения документов по стандартизации для оборонной продукции, гос. заказов товаров и услуг, используемых для защиты данных, а также для обеспечения информации, касающейся атомной энергии и т.п.

На основании нормативных документов требования ГОСТа о стандартах по информации не являются обязательной и их несоблюдение не нарушает действующее законодательство.

Что включает штамп на визуализации ЭД

Согласно ГОСТу Р-7.0.97-2016 от 1.07.2018 г. в форме электронной подписи должна содержаться новая форма с атрибутом «отметка об электронной подписи». Она обязательна для любого ЭД при его визуализации, сканировании или на печати в том месте, где обычно подпись проставляется на бумаге от руки.

Отметку ставят на документе, подписанном электронной подписью, который представляет собой:

  • распечатку электронного контракта;
  • распечатку протокола рассмотрения заявок и их оценку для участия в торгах на ЭТП;
  • ответы на запросы контролирующих органов.

Штамп электронной подписи обязательно включает такие реквизиты, как:

  • номер сертификата ключа подписи;
  • ФИО владельца ЭЦП;
  • срок окончания действия сертификата;
  • фразу о том, что документ подписан ЭП.

Дополнительно штамп может содержать эмблему:

По требованиям стандарта отметка об электронной подписи должна быть читаемой, а ее элементы не должны пересекаться или накладываться друг на друга.

Как поставить отметку

Обычно для постановки отметки об электронной подписи используется два варианта:

  • изготовление штампа с последующей вставкой его в копии;
  • настройка подписи в MS Office.

Чтобы настроить ЭЦП через MS Office нужно в открытом документе перейти в подменю «Вкладка» и выбрать «Строка подписи»:

Далее выбрать «подписание»:

Если изготавливается штамп, то в копию он вставляется обычным способом через вставку картинки или рисунка и размещается на нужном месте.

Как распечатать документ с ЭП, чтобы он не утратил юрсилу

Цифровой автограф привязан к конкретному акту и удостоверяет его содержание. Он равнозначен бумажному, и его необязательно выводить на печать. Но иногда бумажный вариант требуют, например, в судебной инстанции, Налоговой инспекции и иных государственных ведомствах. А нередко такой формат вызывает больше доверия у контрагентов. В этом случае встает вопрос, можно ли распечатать документ с электронной подписью, — да, это допустимо. Сначала необходимо выгрузить из информационной системы, а затем вывести на принтер. Существуют специальные программы ЭДО, позволяющие выводить акты на печать прямо из цифрового хранилища. Чтобы акт обладал юрсилой, в специализированных ИС автоматически проставляется отметка о подписании ЭП. Если такой системы нет, то создайте этот штамп самостоятельно.

Независимо от способа распечатывания, учтите: после обычного копирования документ, заверенный ЭП, не становится юридически значимой бумагой. Поскольку в цифровом документообороте ЭП легко проверить при помощи специализированных программ. А бумажный вариант так проверить не получится. Автограф в этой ситуации или совсем исчезнет, или проявится в виде штампа с указанием Ф.И.О. должностного лица и даты составления. Но такой способ не станет полноценным доказательством его подлинности.

  ВАЖНО!    Недостаточно только продублировать акт ВАЖНО!

Недостаточно только продублировать акт при помощи копировальной техники. Единственный вариант, когда бумажный документ, подписанный электронной подписью, приравнивается к оригиналу, — его правильно заверить.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как получить усиленную неквалифицированную электронную подпись. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получить доступ к материалам КонсультантПлюс на 2 дня

Теги